Sok olvasónk képtelen olyan napi rutint kialakítani, amely lehetővé teszi számukra, hogy számos feladatot elvégezzenek. Segíteni akarunk az ilyen embereken. Adunk néhány egyszerű és hasznos tanácsot olyan emberektől, akiket a termelékenység zsenijének tekinthetünk.
Stephen Covey rendszere
Ha Ön rendszeres olvasója a Time magazinnak, akkor ismeri Stephen Covey-t. Ez az ember szakértő és coach a menedzsment területén – módszerei a világ számos országában népszerűek. Ha a Time-ban az üzleti irodalomról beszélnek, biztosan megemlítik ennek az embernek a könyvét. Az a címe, hogy A rendkívül hatékony emberek hét szokása. Ez az, amelyik megmondja, hogyan lehetsz sikeres. Röviden, nem szabad lustának lenni, és folyamatosan javítani kell. És az első dolog, amit meg kell tenned, az az első dolog, amit meg kell tenned. Így David Eisenhower, az Egyesült Államok 34. elnöke. A feladatokat négy csoportra osztotta:
-
Sürgős és fontos – ez az a fajta dolog, amit először meg kell tennie;
-
Nem sürgős, de fontos – az ilyen dolgokat akkor kell elvégezni, amikor nincsenek sürgős feladatok;
-
Sürgős, nem fontos – ebbe a csoportba tartoznak a fennmaradó feladatok, amelyeket gyorsan el kell intézni, de másra is lehet bízni;
-
A nem sürgős és nem fontos dolgokat kihúzhatod a teendőid listájáról, vagy kiszervezheted másoknak.
Röviden, listát kell vezetnie a feladatokról, és így vagy úgy, de rangsorolnia kell őket. Ezt megteheti akár egy papíralapú naplóban, akár egy mobilalkalmazáson. Erről azonban majd az anyag vége felé beszélünk.
Ahogy Covey a könyvében írja, a sikeres emberek gyorsan megoldják az első és a harmadik kategóriába tartozó feladatokat – nem töltenek sok időt velük, mivel ezt a folyamatot a nap legtermékenyebb időpontjában – reggel – végzik. Ami a negyedik kategóriát illeti, annak tartalma jobban feláldozható. Az energiád és az időd 60-80%-át pedig a második kategóriába tartozó tevékenységekre fordítod.
Benjamin Franklin rendszer
Benjamin Franklin, az USA egyik alapítója is saját módszerét alkalmazta a nap megszervezésére. Most az ő portréja van a 100 dolláros bankjegyen. Részben az „idő pénz” kifejezésnek köszönhetően, amely mára szállóigévé vált. És ő volt az is, aki azt mondta, hogy ne halogasd holnapra azt, amit ma megtehetsz. Röviden, megérti, hogy Benjamin Franklin számára nagyon fontos volt az idő. Még egy sajátos rendszert is kifejlesztett a dolgok elvégzésére, amelyet aztán egész életében használt. A jövőben Franklin-piramisnak hívták. Vagy a „termelékenységi piramis”.
Ez a módszer mindenféle célokat is megemlít. És minél nagyobb a cél, annál több helyet foglal el a papíron. Ennek eredményeképpen minden az életértékek alapjáról a napra vonatkozó tervbe kerül. Ez a célok teljes listája:
-
Tervezd meg a napot;
-
Rövid távú terv;
-
Tervezzen egy évre vagy akár néhány évre;
-
Egy fő cél elérésére irányuló főterv;
-
Globális cél;
-
Az élet alapvető értékei.
Önöket természetesen a piramis alapja kell, hogy érdekelje. Mit értett Frankin az élet alapvető értékei alatt?? Azt a 13 erényt tartotta szem előtt, amelyeknek minden ember életében meg kell lenniük. Vagy legalábbis törekedni kell rá. Ezek a következők: hallgatagság, mértékletesség, határozottság, takarékosság, a rend szeretete, szorgalom, igazságosság, csendesség, szelídség, tisztaság, őszinteség, mértékletesség és tisztaság. És ez nem azt jelenti, hogy csak írd be ezeket az életelveket a naplódba, aztán ne is gondolj rájuk! Benjamin Franklin azt javasolja, hogy minden nap egy adott erényre koncentráljunk. Nos, este meg kell ünnepelni a kudarcokat a tökéletesség felé vezető úton. Próbálja meg nem ismételni őket a jövőben.
A piramis következő lépcsőfoka a globális cél. Itt minden elég egyszerű. Ha például vasúti mérnöknek tanulsz, az egyik globális célod az lesz, hogy sikeres mozdonyvezetővé válj, akiben megbíznak, hogy értelmesen vezesse a személyszállító vonatokat. Győződjön meg róla, hogy ezek közül egy vagy több célt felír valahol a naplója első oldalára vagy az Ön által használt időgazdálkodási alkalmazásba. A kisebb feladatok ettől a céltól függenek, és hozzájárulnak hozzá.
Végül a piramis csúcsán olyan tervek állnak, amelyek vagy elsődleges célként, vagy a következő néhány év céljaként szolgálnak. A piramis végén a heti és a napi tervek vannak.
Ahhoz, hogy Benjamin Franklin rendszere szerint élj, keményen kell dolgoznod. Javasoljuk, hogy minden feladatot írjon fel valamilyen jegyzetfüzetbe, amely mindig szem előtt van. Ezenkívül a „Naptár” alkalmazásban is megadhatja céljait. Vagy bármelyik kényelmes időtervezésre tervezett.
Gleb Arkhangelsky rendszere
Ki az a Gleb Archangelsky? Az azonos nevű cég alapítója. Ez a személy mindent tud az időgazdálkodásról is. A meglévő rendszerek alapelveit egyszerű és világos nyelven próbálja bemutatni, a mi valóságunkhoz igazítva azokat. Ők írták a Time-Drive, Time-Formula és számos más üzleti könyvet.
A legnépszerűbb az elsőként említett könyv. Ez megmutatja, hogy mennyire fontos a tervezés, a motiváció és a célmeghatározás. Leír néhány jó trükköt a halogatás elleni küzdelemhez. Nézzünk meg néhányat közülük:
-
A „lehorgonyzás” módszere anyagi kötődések használatát jelenti, amelyek megfelelnek egy adott érzelmi állapotnak. Szükség van rájuk ahhoz, hogy felkészüljünk a feladat sikeres elvégzésére. Leggyakrabban az emberek valamilyen zenét használnak horgonyként. Például felújításokat végezhetsz az Evanescence-en. Tisztességes mennyiségű szöveget kell írnod? Játsszon klasszikus zenét vagy természeti zajt. Fokozatosan ez minden feladatot sokkal könnyebbé tesz, mivel pszichológiailag felkészült leszel rá.
-
A „béka” módszert olyan unalmas tevékenységeknél használják, amelyeket folyamatosan másnapra halasztanak. Ha már sok ilyen feladata van, az felesleges idegfeszültséget okoz. Ezért Gleb azt tanácsolja, hogy minden reggelt a legunalmasabb és legérdektelenebb feladattal kezdjünk. Ha már egyszer elsajátítottad, akkor sokkal szórakoztatóbb, és megint csak beindul a pszichológiai hangulat.
-
Az elefántpecsenye-módszer arra emlékeztet, hogy minél nagyobb és bonyolultabb a feladat, annál kevésbé akarsz belevágni. Lehet, hogy megijed a puszta mérete miatt. Néha nem tudod pontosan, hol kezdd el. De ez valójában nagyon egyszerű. Bontja a feladatot részfeladatokra. Ezek lényegesen kisebbek és átmenetibbek lesznek. Az elvégzendő munka azonnal megszűnik ijesztőnek lenni.
Gleb Arkhangelsky rendszeresen ír a pihenésről. Emlékeztet bennünket arra, hogy egyetlen ember sem tölthet egész napot egy adott munkával. Időről időre pihenésre van szükség. És képes legyen pihenni – ez is lehet produktív. De ez egy másik történet.
Tim Ferris rendszer
Ha továbbra is a termelékenységi gurukról beszélünk, lehetetlen nem megemlíteni Tim Ferrist. Könyveit milliók olvassák, ugyanennyi ember vett részt nyilvános előadásokon. Ferris legnépszerűbb könyve a Heti 4 óra munka anélkül, hogy az irodában ragadnánk. Egy olyan problémamegoldási módszert mutat be, amely mindössze két pilléren alapul:
-
Pareto törvényét kell alapul venni. Ez azt jelenti, hogy az erőfeszítés 20%-a gyakorlatilag az eredmény 80%-át hozza. A fennmaradó erőfeszítések az eredménynek csak 20%-át érik el. Koncentráljon a legfontosabb tevékenységre.
-
A Parkinson-törvényt is figyelembe kell venni. Azt mondja, hogy a munkának ki kell töltenie az összes időt, amit erre szánsz. Ez azt jelenti, hogy pontosan annyi időt kell szánni rá, amennyi a teljesítéshez szükséges.
-
Soha ne növelje a munkaórák számát! Ne félj attól, hogy nem fejezel be egy feladatot! A termelékenységi guru még a munkaidő lerövidítését is ajánlja, hogy ne lazsáljon több tucat percig. A kisebb feladatokat jobb kihagyni: ezeket más emberekre kell bízni.
-
Ferriss megközelítésének rajongói legtöbbször 1-3-5 rendszerben dolgoznak. Ez azt jelenti, hogy egy fontos feladatot, három kevésbé sürgőset és öt nagyon kis feladatot kell felírni a napi teendőid listájára. Ez a módszer lehetővé teszi a rohanás elkerülését, ami a fő előnye.
Ferriss, mint sok más termelékenységi zseni, nem tűri, hogy egyszerre több dolgot csináljon. Emlékeztet minket, hogy ebben az esetben a fókusz elvesztése következik be, ami növeli a munka elvégzésének idejét. Ezért javasolja, hogy a feladatokat sürgősségük szerint bontjuk le. Délután apró dolgokat kell csinálnod, ebben az esetben biztosan megbirkózol vele. Kerülje az e-mailre, üzenetküldőkre és közösségi hálózatokra való időpazarlást is, mivel ezek általában nem viszik közelebb a céljaihoz, és hamis céltudatosságot keltenek.
Ez a módszer nem foglalja magában a feladatok listáját tartalmazó függelék használatát. Őt követve az emberek korán reggel terveznek, és inkább nem gondolnak a következő napra. A legnagyobb ellenségük a lustaság. Az első napokban szó szerint rá kell kényszerítened magad, hogy tervet készíts. Eleinte nem árt, ha van egy második személy, aki felügyeli Önt.
Francesco Cirillo rendszere
Francesco Cirillo volt az, aki kifejlesztette a Pomodoro időgazdálkodási módszert. Ebben a törekvésében segít neki… a konyhai időzítő!
Francesco fiatalemberként mindig elkésett, és képtelen volt a tanulmányaira koncentrálni. Folyamatosan elvonta valami a figyelmét. De egy nap rájött, hogy egy egyszerű konyhai időzítő segíthetne neki. A házát paradicsom alakúra tervezték, ezért kapta a módszer a nevét. Az ötlet egyszerű. Egy feladatra 25 percet kell szánnia. Ezt követi 5 perc pihenő. Aztán visszamegy a saját dolgához ugyanarra a 25 percre. És ezt addig kell tennie, amíg az összes napi feladatot el nem végzi.
Ezeket a 30 perces darabokat „paradicsomdaraboknak” nevezik. Fokozatosan elkezdesz versenyezni magaddal a napi feladatok számában. A termelékenysége érezhetően növekedni fog. Csak ne pazarolja az időzítőre szánt időt arra, hogy előálljon egy feladattal! A teendők listáját a legjobb előre elkészíteni. Ezt megteheti reggel vagy lefekvés előtt. Ez az alábbiakban ismertetett alkalmazások segítségével történik.
A 25 perces és 5 perces szegmenseket egy egyszerű időzítő alkalmazással időzítheti bármely okostelefonon. De javasoljuk egy külön alkalmazás telepítését, amely felgyorsítja a dolgokat. Ráadásul sok ilyen program automatikusan számolja a „paradicsomok” számát is!
Számos ilyen jellegű alkalmazás érhető el a Windows rendszerben. Javasoljuk, hogy fontolja meg a TeamViz, a Keep Focused és a Tomighty telepítését.
Az iPhone és iPad felhasználóknak érdemes megnézniük a Flat Tomato és a Tadam alkalmazásokat. Külön verzió létezik Mac OS X számára is.
Android okostelefonok és táblagépek számára pedig a Clockwork Tomato és más ilyen jellegű alkalmazások állnak rendelkezésre.
Megtalálható az A
Alkalmazás vagy napló használata
Ha tetszik a 34. elnök által kitalált módszer, ajánljuk az Eisenhower app vagy a MyEffectiveness telepítését. Az elsőt iOS eszközökre tervezték, míg a másodikat az Android rendszerű okostelefonok tulajdonosai használhatják. Javasoljuk, hogy az idő 40%-át a fontos, sürgős feladatokra, a másik 60%-át pedig a fontos, nem sürgős feladatokra szánja.
A fent említett Gleb Arkhangelsky egy feladatlista-szolgáltatást ajánl. Régebben az Evernote-ot ajánlottuk volna, de mostanra már kicsit drága lehet, különösen, ha többfeladatos munkát szeretnénk végezni. Ehhez a legjobb a Notiont használni. Ez a szolgáltatás szintén készpénzes befektetést igényel, de csak egy bizonyos idő után – amikor a feladatok száma meghalad egy bizonyos pontot. Talán a legfunkcionálisabb program a maga nemében, amely több platformon is elérhető. Van azonban egy komoly hátránya, mégpedig az angol nyelvű kezelőfelület.
Ha nincs szüksége rengeteg funkcióra, ajánlunk néhány mobilalkalmazást. Az első a Todoist. Létrehoz egy listát a feladatokról, amelyeket így vagy úgy rangsorolni lehet. A feladat beállítható egy adott napra, vagy megjelenhet egy adott ütemezés szerint – például háromhetente. Vannak részletes jelentések is, amelyek megmutatják, hogy milyen típusú dolgokat csináltál a leggyakrabban.
A második általunk ajánlott alkalmazás a Jiffy. Nem tervezési célokra szolgál, hanem a különböző feladatokra fordított idő nyomon követésére. Amint elkezdesz valamit, felrakod egy listára, és megnyomod a start gombot. Ha végzett, nyomja meg a Stop gombot. Ezután egy jelentésben láthatja, hogy mennyi időt töltött el a nap, a hét, a hónap vagy akár az év során. Egy ilyen program ismét hasznos az önellenőrzéshez: ha egyszer elindította az időzítőt, nem valószínű, hogy ok nélkül megszakítja azt. Egyébként az alkalmazás szinkronizál a felhő tárhelyre. Így amikor új okostelefont vásárol, biztosan nem veszíti el az összes statisztikáját.
Használhat egy napirendet is. Miért nem?? Könnyű feladatlistát készíteni, csak egy golyóstollra van szükséged. De ha a munkája során a városban kell utaznia, akkor biztosan nem ez a legjobb megoldás.
Következtetés
Ha megfogadja tippjeinket, észrevehetően termelékenyebb lesz. Ez azt jelenti, hogy egy nap több dolgot fogsz csinálni, mint általában. Kétségtelen, hogy szerettei a legjobban fognak örülni neki. De az általunk írt anyag teljesen haszontalan lesz, ha lusta vagy…
Hogyan lehetne hatékonyabban megszervezni a napot annak érdekében, hogy jobban kihasználhassam az időmet és a legtermékenyebb emberek példáját kövessem?